Tìm thuê văn phòng là một công đoạn khá khó khăn đối với những ai mới bắt đầu và chưa có kinh nghiệm. Nhiều quyết định sai lầm có thể ảnh hưởng đến đến hoạt động phát triển của công ty sau này. Dưới dây là một số mẹo giúp bạn cân nhắc thật chuẩn xác khi bạn đi tìm thuê văn phòng (lần đầu)

Quyết định thuê văn phòng khi thực sự cần

Các doanh nghiệp thường cần phải có một văn phòng chuyên dụng để làm việc. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp hiện nay không cần làm việc tại văn phòng những vẫn phát triển. Thậm chí, các nhân viên chỉ cần có môi trường làm việc thay thế như các working space, quán cà phê, thậm chí là ở nhà. Điều này sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp.

Lựa chọn địa điểm gần các thành viên

Nếu bạn cần phải có một không gian làm việc chuyên dụng thì điều đó có thể là sự lựa chọn quan trọng nhất của bạn khi thuê văn phòng làm việc đầu tiên của bạn. Nhưng trước hết bạn cần đảm bảo rằng văn phòng sẽ đủ gần để các thành viên trong nhóm của bạn đi làm. Hoặc nếu bạn chưa có nhóm, hãy chọn một văn phòng đủ gần khu vực có nhiều đối tượng nhân viên tiềm năng. Việc làm gần nơi ở là lợi thế khi tuyển dụng.

Vị trí thuận tiện để tiếp cận khách hàng

Bạn cũng phải lưu ý khách hàng khi lựa chọn vị trí. Tòa nhà văn phòng mà bạn đang xem xét có thể dễ dàng tiếp cận được từ đường lớn? Liệu họ có thể tìm thấy nó một cách dễ dàng?

Gần các tiện nghi cần có

Vị trí làm việc gần những tiện nghi mà bạn mong muốn để phục vụ mục đích hoạt động kinh doanh như: không gian họp, ngân hàng. Ngoài ra, công ty cũng nên gần các khu vực dịch vụ khác như quán ăn hay quán nước.

Luôn để tâm đến giới hạn ngân sách

Sau địa điểm, chi phí có thể là mối quan tâm lớn tiếp theo của bạn. Đừng chọn văn phòng làm cho công việc kinh doanh của bạn trở thành nợ nần quá nhiều. Vì vậy không nên có tư tưởng “cố them một tí”. Khi hoạt động kinh doanh tốt có thể chi phí này không thành vấn đề, nhưng khi gặp khó khăn nó có thể trở thành gánh nặng của doanh nghiệp.

Xem thêm: CẬP NHẬT GIÁ THUÊ VĂN PHÒNG TẠI TPHCM NĂM 2018

Chi phí khi thuê văn phòng phải được rõ ràng

Có rất nhiều chi phí bổ sung, đi kèm khi thuê văn phòng. Thực tế thì giá thuê phòng chỉ là một phần của nó. Hầu hết các doanh nghiệp phải trích them những khoản phí bổ sung: chi phí quản lí, bảo vệ, điện, nước,…

Hãy chắc chắn rằng mọi chi phí thuê phòng và chi phí dịch vụ bổ sung giữa bên thuê và cho thuê phải rõ ràng.

Quy rõ trách nhiệm về việc bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị văn phòng

Việc bảo dưỡng và sửa chữa các thiết bị trong văn phòng thuộc trách nhiệm của ai? Hãy làm rõ ràng về trách nhiệm này. Nếu họ là bên chịu trách nhiệm thì hãy đảm bảo họ thực hiện đúng thời điểm. Ngược lại, nếu bạn là người chịu trách nhiệm, hãy đảm bảo nó không làm vượt quá ngân sách.

Nhận tư vấn từ chuyên gia

Quá trình tìm kiếm không gian văn phòng có thể gây áp lực lớn đối với những người mới. Nhưng nếu bạn tìm thấy một đại lý hoặc nhà môi giới bất động sản uy tín, họ có thể làm cho toàn bộ quá trình dễ dàng hơn nhiều. Hỏi xung quanh hoặc tìm kiếm trên một cổng trực tuyến như Newoffice để nhận sự trợ giúp một cách nhanh chóng. Những ưu đãi của các tòa nhà cho thuê đối với các văn phòng môi giới thường giúp họ sở hữu những mức giá hợp lí và cạnh tranh.

Tìm một tòa nhà an toàn

Tòa nhà cũng cần phải đạt một số đặc điểm tiện nghi là nhất định. Để giữ cho bạn, nhân viên và thiết bị được an toàn, hãy tìm hiểu xem liệu tòa nhà có bảo vệ trong và sau giờ làm việc.

Không gian làm việc phù hợp

Tất nhiên, bạn sẽ cần một không gian đủ rộng để các thành viên trong nhóm/ công ty chỗ ngồi làm việc thoải mái. Tuy nhiên, bạn cũng không cần phải thuê một gian phòng quá lớn mà không sử dụng hết.

Xem thêm: 25+ Hình ảnh văn phòng làm việc đẹp nhất 2018

Có thêm không gian dự phòng

Văn phòng có thêm không gian dự phòng là một điều rất tốt. Đặc biệt, nếu bạn có kế hoạch phát triển trong thời gian phát triển trong khoảng thời gian thuê của bạn. Một không gian dư ra trong thời gian hiện tại cũng tạo cảm giác thoải mái cho toàn bộ nhân viên.

Quyết định về thiết kế không gian nội thất

Bạn có muốn thiết kế theo không gian mở hoặc không gian làm việc khép kín hơn? Chủ doanh nghiệp và nhân viên có thể có những ý kiến trái chiều. Vì vậy, hãy suy nghĩ về phong cách thiết kế phù hợp nhất với công ty của bạn để năng suất làm việc đạt cao nhất.

Biết chính xác không gian được bàn giao

Bạn cần phải biết chính xác không gian được bàn giao trước khi đưa ra quyết định thuê nó. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu phải làm gì với không gian sẽ được giao. Bạn có phải sơn lại và trải thêm thảm, hoặc bạn cần dựng thêm tường và cửa? Ai sẽ trả cho những cải tiến này?

Bãi đỗ xe

Đậu xe là một yếu tố quan trọng khác có thể bị bỏ qua khi thuê văn phòng làm việc đầu tiên. Bạn cần phải chắc chắn rằng có đủ chỗ đậu xe gần đó để nhân viên công ty của bạn có thể thực sự làm việc đúng giờ mà không gặp rắc rối nhiều. Không gian bãi đỗ xe phải đủ cho cả khách hàng (xe máy và xe hơi). Một bãi đỗ xe an toàn là một điểm cộng thêm. 

 Hãy nghĩ về cách văn phòng sẽ xuất hiện với người khác

Hình ảnh của văn phòng sẽ gửi một thông điệp đến người khác về doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn chọn một tòa nhà lụp xụp, họ sẽ cảm thấy phong cách làm việc không chuyên nghiệp. Ngược lại, nếu dành quá nhiều ngân sách để sở hữu một không gian sang trọng, họ có thể nghĩ rằng họ đang trả tiền cho bạn quá nhiều.

Không gian làm việc và sinh hoạt

Ngoài bàn làm việc hoặc tủ nhỏ, bạn cần phải suy nghĩ về một số không gian khác có thể hữu ích khác. Bạn có cần một phòng họp chuyên dụng hoặc một vài phòng họp nhỏ hơn? Bạn có cần khu pantry hoặc bất kỳ loại không gian cụ thể khác không?

Biết những gì bạn được phép để tùy chỉnh

Bạn có thể muốn làm nhiều thứ cho văn phòng đầu tiên của riêng mình. Nhưng hầu hết các chủ nhà có thể không muốn bạn đục thêm lỗ vào các bức tường hay thay đổi hoàn toàn tòa nhà của họ. Vì vậy, trước khi bạn ký bất cứ điều gì, hãy xem những gì bạn được phép làm có được cho phép và tính phí không.

Xem xét thời hạn thuê

Thời hạn thuê của bạn có thể là một yếu tố quan trọng trong quyết định thuê văn phòng. Đối với văn phòng đầu tiên của bạn, bạn có thể không muốn bị ràng buộc vào cam kết lâu dài. Bạn không muốn bị mắc kẹt với một không gian văn phòng nếu doanh nghiệp của bạn phát triển một cách nhanh chóng hay bị thua lỗ.

Có kế hoạch phát triển rõ ràng

Nếu làm hợp đồng thuê năm năm, bạn nên dự định được sự phát triển doanh nghiệp trong năm năm tới? Và bạn nên có một kế hoạch thực sự để đạt được điều đó?

Có các điều khoản tại chỗ cho một "thoát sớm"

Quá trình thuê văn phòng có thể gặp những trục trặc. Vì vậy trong trường hợp hợp đồng cho thuê bị hủy, hãy chắc chắn rằng bạn cảm thấy thoải mái với bất kỳ khoản phí bù đắp nào.

Xem thêm văn phòng cho thuê ở các quận khác

CÔNG TY TNHH NEW OFFICE
Địa chỉ: Tầng Lửng, Văn Oanh Building, 54 Phan Đăng Lưu, Phường 5, Quận Phú Nhuận
Điện thoại : 0873088678 - Hotline: 0888.26.28.38.
MST: 0314230205  - Đại diện PL: Ông Đặng Thành Tín.
Website: http://newoffice.vn - Email: info@newoffice.vn.